外部人材との契約管理が課題!?業務委託を効率化するノウハウとツール選び
見出し画像

外部人材との契約管理が課題!?業務委託を効率化するノウハウとツール選び

こんにちは!スキイキ広報担当です。
お盆休みが明けて1週間ほど経ち、徐々に仕事モードに切り替わってきた時期でしょうか。

さて、今回は “フリーランス・副業人材など外部との契約管理” をテーマとして取り上げます。
近年、正社員に限らず人材形態の幅が広がる中、企業の成長や新しいビジネスの創出を実現していくためには、外部人材を柔軟に招き入れその経験やスキルを有効活用していくことが重要になってきています。

しかし、企業と個人間の業務委託や外注案件などに関しては、適切な管理をしないと負担やトラブルが増えてしまう可能性もあり、不安を感じている企業の担当者の方も多いかもしれません。
過去記事でも紹介しましたが、外部人材の受け入れにあたってハードルとなっているもののトップが実は “契約上の処理” という調査結果もあります。

そこで本記事では、外部人材との契約で生じやすい具体的課題と、スムーズな管理のためにおさえておきたいポイントをご紹介します!

業務委託や外注の際に抱えやすい “悩みの種” とは?

フリーランスや副業人材との契約・取引においては、「発注書や請求書などの書類管理に手間がかかる」「公正な取引を行うための知見に乏しい」など様々な悩みや不安が生じるかと思います。社員の業務管理やマネジメントとはまた違った、外部人材だからこそ発生しやすい課題の例を見てみましょう。

画像3

その1【コミュニケーション】外部人材それぞれで連絡方法が異なる

外部人材との仕事でこそ起きやすいかもしれませんが、連絡方法が多岐にわたってしまったりそのタイミングが把握しづらく連携が難しくなってしまうケースです。連絡方法を統一したいと考えている方も少なくないかもしれません。

その2【契約管理・事務処理】必要な各種書類のフォーマットが異なる

外部人材に全て任せてしまうと、業務報告や請求書などの書類フォーマットがバラバラで取りまとめるのに手間がかかってしまうケースです。関わっている外部人材が少ないときには気にならないですが、活用が進んだ場合には負担が大きくなりそうです。

その3【マネジメント】誰に・何の業務を・どう委託しているかが煩雑

これはつまり、業務に関する社内での情報共有がうまくいっていないケースです。各部門やプロジェクトの担当者ごとに業務委託をしていると、誰に何を依頼しているのか、どのような依頼方法か、その外部人材はどのくらい稼働しているのかなどがすぐにわからないという課題が発生しやすいものです。そのため、各人材のプロジェクト参画状況を見える化できれば解消できるかもしれません。

このような、法人同士ではなく、外部人材との取引だからこそ管理の手間が発生しやすく情報も見えづらくなっているという悩みの声はよく聞きます。
課題解決のためにはポイントとなる考え方を知っておく必要があるでしょう。

複数の業務委託を管理するために重要な「フリーランスマネジメント」の基本

解消のための考え方として、「フリーランスマネジメント」という概念があります。これは、労働人口におけるフリーランスの割合が多い欧米では既に浸透している考え方で、多くの業務委託・外注案件を持ったときにも対応できる適切な管理方法を行うことを意味します。

具体的には、「①業務フローの一元管理」「②プロジェクト管理」「③人材評価」「④リスクマネジメント」の4つのポイントをおさえることによって、業務連携を効率化し、発注・請求などの事務手続きにおけるトラブル防止や管理の工数削減につなげることができます。

画像2

▼ ①業務フローの一元管理

発注のやりとり、タスクの進行管理、請求書の発行・支払いなど、外部人材との取引で発生する一連の業務フローを統合管理することを指します。発注相手の人材やその案件によって、フォーマットやツールが異なったり書類有無の確認が必要だったりすると、全体として大きな管理コストになりかねません。
複数の外部人材とやりとりを行う上では、コミュニケーションツールを絞ったり必要な書類を統一したりすることで、業務連携の効率改善につなげることができるでしょう。

▼ ②プロジェクト管理

企業内の関係担当者間で「誰にどのような発注をしているか」という外部人材が関わるプロジェクト状況を可視化・情報共有することを指します。どのプロジェクトにどのくらいの期間参画するのかといった基本的な情報から、プロジェクト内でどのような業務を担当し、進行状況はどのようになっているのかという詳細な情報までを社内のメンバーが確認できるようにします。
これにより、他チームからの依頼が重複してしまったり、同じ人材の仕事量が増えすぎてしまうなどといった問題を未然に防ぐことができます。

▼ ③人材評価

タレントマネジメントとも言われ、外部人材の業務における評価を蓄積することを指します。一人ひとりの経歴やスキルセットはもちろん、参画したプロジェクトの情報やそこでの評価をまとめて管理することにより、報酬支払いだけではなく、別業務の委託を検討する際にも有効に活用することができます。

▼ ④リスクマネジメント

主に「下請法」を遵守するために、書面の交付や支払い期日の設定、遅延利息の支払いなどのリスク管理を行うことを指します。遵守すべき内容に見落としがあると後々大きな問題になる可能性もあるため、下請法やガイドラインなどに則って契約から業務完了までを行える仕組みを作っておく必要があります。

取引において注意すべきトラブルや、それらのリスクを回避するためのポイントについてもご紹介していますのでぜひチェックしてみてください!

企業と外部人材の橋渡し?スムーズな契約管理を実現するツール選び

外部人材との契約管理における課題と、それを解決するために必要な「フリーランスマネジメント」という概念を整理してきましたが、それを実現する上で知っておくと役立つサービスについてもご紹介します。

最近では日本においても、働き方改革の提唱によって人材形態が多様化したことで、先述した考え方を手軽に導入できる「フリーランスマネジメントシステム(FMS)」というものも注目を浴びるようになってきています。

これは、企業がフリーランスや副業人材などとの契約から、業務状況、評価、報酬支払いまでの一連の流れをシステム 上で管理するためのものです。詳細な機能は各社のサービスによっても異なりますが、契約書や発注書、請求書の作成・管理といったバックオフィス関連業務の代行を含んでいるものもあります。

画像3

ちなみに、FMSサービスではありませんが、私たちのマッチングプラットフォームスキイキにも外部人材との取引を円滑に進めるために必要な機能が実はたくさんあります!
即戦力を求める企業とフリーランス・副業人材とのマッチングから、契約〜発注〜報酬支払いまでの一連の業務フローをプラットフォーム内で完結できることが基本特徴です。つまり、事業やプロジェクトのニーズに合ったプロフェッショナル人材を探せることは前提に、FMSサービスが機能として提供するポイントも兼ね備えているというのが他にはないメリットです。

外部人材の活用にあたっては、わたしたちスキイキが日々出会う企業担当者の方も様々なお悩みを抱えていらっしゃいます。その基礎となる考え方や契約の進め方などのポイントについても過去記事でご紹介していますのでぜひご一読くださいね!

* * *

いかがでしたか?
今後も人材形態の多様化が進む中で、それぞれの立場で働くすべての人材が活躍できる環境をつくることが、企業・事業成長の後押しになっていくはずです。こうした契約管理のための考え方が普及すれば、外部人材の活用価値は社会的にも一層浸透していくでしょう。

既存の正社員形態だけにはこだわらず、フリーランスや副業人材と協業を検討してみる際には、ぜひ今回ご紹介したようなポイントやサービスを頭の片隅に入れてると良いかもしれません!

ありがとうございます!ラブ! from コアラブ
プロの外部人材を活用した働き方実現に向け、事業やプロジェクトの悩みを持つ法人を応援する『スキイキ』公式メディアです。 スキイキの最新情報はもちろん、世間のトレンド、契約や取引のノウハウ、専門的な学びまで幅広くお届けします!