【徹底解説!】プロジェクトマネジメントのコツとチームの立ち上げ時期に押さえておきたいポイント
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【徹底解説!】プロジェクトマネジメントのコツとチームの立ち上げ時期に押さえておきたいポイント

こんにちは!スキイキ広報担当です。

新年度が始まり、はや2週間。新しいプロジェクトがスタートしたり、新しいメンバーが加わってオリエンテーションを終えた時期かと思います。

そこで、今回はプロジェクトマネジメントとチーム作り(チームビルディング)について取り上げます。

プロジェクトを円滑に進めていく上で、立ち上げ段階でしっかりと土台を作ることが大切です。本記事では、プロジェクトの立ち上げ時期の重要さを解説しながら、チーム作りを実践する上で押さえるべきポイントについてご紹介します。

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チームが機能する段階までのプロセスをチェック!ポイントはスピード感!

まず最初に押さえておきたいのは、チーム形成のプロセスです。オハイオ州立大学の元教授B・W・タックマン氏が1965年に提唱した「タックマンモデル」という組織マネジメント理論では、チームの状態を下記の5段階で説明しています。

【タックマンモデル】
1.形成期Forming:チームの初期状態であり目標などを模索している
2.混乱期Storming:目標などを巡り混乱や意見の対立が生じる
3.統一期Norming:目標や役割の認識が一致しチームが安定する
4.機能期Performing:チームが成熟し個々の力が十分に発揮される
5.散会期Adjourning:目標達成や制約によりチームが解散される

チームは、単なる集団から、個々の力を発揮し、チームとしての目標を達成できるように成長していくわけですが、プロジェクトマネージャーのリーダーシップによって、そのスピードが変わってきます

自然の状態に任せていれば、2の混乱期がいつまでも続いてしまうという場合もありますし、メンバーの目指す目標を早期に明確にできれば機能期にスピード感を持って入ることができる場合もあるでしょう。

早い段階でメンバーに情報共有を行なえば、目標や役割の認識を合わせやすいですし、リーダーにとってもリソースの確保やプロジェクトの可視化、プロジェクトの長期化でコストがかさむリスクも抑えられるでしょう。

このように、チームが成熟し、個々の能力が十分に発揮されて成果が出る状態にするには、チームビルディングの初期段階のプロジェクトマネジメントが重要なのです。

次からは、機能期までのリーダーの役割と、実際のマネジメントに活かせる具体的なアイデアをご紹介します。


チーム立ち上げ時のリーダーの役割とは?機能期へ向かうカギを握る3つのポイント

チームビルディングをよりスピード感を持って行なう上で、リーダーの役割を3つに絞り、解説していきます。いかに早く機能期へ到達させることができるかのカギを握る部分ですので、しっかり押さえておくと良いでしょう。

①チームのミッションを早期に確立する

まず1つめは、チームのミッションを早期に確立する。
プロジェクトの目的・目標を設定し、チームのミッションを明確にすることが重要です。共通の目標に向かってチームのメンバーが一致団結していくからこそ、成果につながる強いチームとなります。

そのため、チームのミッションを明確にし、メンバーへ共有することがリーダーとしての大きな役割です。そうすることで、メンバー一人ひとりが、プロジェクトでの個人の目標や役割へと落とし込み主体的に動くことにつながるでしょう。

②コミュニケーションのルールをはっきりさせる

2つめは、コミュニケーションのルールをはっきりさせる。
様々なバックグラウンドを持つメンバーが集まるチームだからこそ、コミュニケーションをとる上での前提作りもリーダーの役割です。

最近は、働き方も多様化していることから、一人ひとりの働く環境や事情を理解しながら、コミュニケーション手段や頻度、議論のルールなど、積極的にコミュニケーションを取れるような環境づくりをすると良いでしょう。

③チームメンバーの強みを活かす

3つめは、チームメンバーの強みを活かす。
プロジェクトをチームで取り組むのは、メンバーが力を合わせたときに人数以上の力を発揮できるからです。メンバーがどんな強みを持っているのかを理解し、適材適所で力を活かせる場づくりをするのもリーダーの役目です。

ほかにも過去記事の中で、チームビルディングの効果を高めるポイントについても解説しているので、ぜひチェックして、リーダーとして取り組めることから始めてみてくださいね。


チームビルディングに活かせるアイデア6選!あなたのチームに合うものは?

次に、チームの初期段階でリーダーが使える具体的なアイデアについてご紹介していきます。チームの段階に合わせて実践していくことで、プロジェクト推進にも役立つので、チームメンバーが揃う打ち合わせの最初や、定期的に時間を設けて行なってみるのも良いでしょう。

形成期に活かせるアイデア

【名前リレー】
一人目から名前を順につなげていくゲームです。「私の名前はAAです」「AAさんの隣のBBです」「AAさんの隣のBBさんの隣のCCです」という風につなげていきます。
メンバー同士のアイスブレイクを行なうと同時に、それぞれの名前を覚え、距離を近づける効果があります。

【他己紹介】
初めに小さなチームやペアで自己紹介をした後、別の人にその方を紹介するゲームです。メンバー同士のことを知るきっかけになるため、業務以外のコミュニケーションにもつながる機会を作ることができるでしょう。
形成期だからこそ、メンバー同士で「知る」ことを心がけ、キックオフミーティングなどの形式を取って、このようなゲームをしてみると、業務の中でもコミュニケーションがとりやすくなると考えられます。

混乱期に活かせるアイデア

【合宿】
業務の延長で議論を行なうと、時間の制約で妥協してしまうこともあります。ですが、合宿という業務から少し離れた場でテーマを絞り、しっかりと会話する時間を作ると、メンバーの考えを聞きながら議論をすることができるでしょう。この場を作ることで、メンバーの思考プロセスを理解する時間にもなると考えられます。

【外部研修】
メンバー同士が本音で話すことはなかなか難しいため、第三者にファシリテーターに入ってもらうこともポイントです。チームビルディングを目的としたプログラムに参加し、お互いの意見を引き出して議論すると、業務の中でも同様に取り組むことにつながるでしょう。

このように、混乱期ではお互いの意見を出し合いながら、議論を行ない、収束へ向かうことができる状態にするのが大事です。プロジェクトの中で課題に直面したときに乗り越えることができる土台を作るという意識で、議論できる場を作ることがポイントです。

統一期に活かせるアイデア

【ランチ会、飲み会を活用】
季節ごとのイベントをうまく活用し、BBQや鍋といったみんなで一緒に作ったりできるものを取り入れるのも良いでしょう。オンラインで行なう場合には、お取り寄せグルメなど同じものを食べるなど一体感が生まれる工夫をするのもおすすめです。

【チームで行なうスポーツを実施】
スポーツはルールも分かりやすいので、メンバーとで一緒に体を動かし、チーム力をアップさせてみると良いでしょう。ポイントとしては楽しみながら行なうこと。同じ目標に向かって取り組むのはスポーツも業務も同じなので、その姿勢を体感すると業務にも活かしやすいのではないでしょうか。

最近ではフルリモートで業務を行なう企業も増えているため、過去記事で紹介したオンラインで使えるアイデアも参考にしてみてくださいね。


大きなプロジェクトでのチームビルディングに役立つ「マネジメントの細分化」

ここまでは、プロジェクトマネージャーのようなリーダーの役割と具体的なチームビルディングの方法について紹介してきましたが、ここからはより大きなプロジェクトにも活かせる「マネジメントの細分化」について解説します。

大規模なプロジェクトになればなるほど、全てのタスクをプロジェクトマネージャーが一人で管理することは難しくなってきます。円滑なプロジェクトの推進にあたっては、プロジェクトチーム全体のチームワーク以前に、もう少し小単位のグループでのチームワークが重要です。

まずは少数のグループごとにリーダーを配置し、グループのリーダーの動きをプロジェクトマネージャーが把握して連携を取ることがポイントです。そうすることで、それぞれの領域で抜け漏れなくタスクを管理でき、スムーズにプロジェクトを進行することにつながります。

ただ、ここで1つ押さえておきたいことがあります。それは、各グループでのリーダーになる人材についてです。それぞれのグループで担当する領域について、専門的な知識や経験を持ちながら、チームビルディングに必要なリーダーシップなども発揮できる人材である必要があります。ですが、このようなスキルを持った人材はすでに別のプロジェクトリーダーを担っているケースも多く、なかなか最適な人材が見つからないかもしれません。

そういった場合に、選択肢になりうるのが、フリーランスや副業人材などの外部人材の活用です。

外部人材は、豊富なノウハウや知見を持っているのはもちろんのこと、自身で案件も受注したり、タスク管理したりして、業務を回す人材です。また、様々な企業での経験もあることから、チームを客観的に見ることのできる視点も持っています。そのため、必要なマネジメントスキルも持っている場合が多いと考えられます。

規模の大きいプロジェクトの際はもちろん、専門的なスキルが必要なプロジェクトを推進していくために、スキイキのようなマッチングプラットフォームで外部人材を探し、活用への第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

プロジェクトマネージャー1人ではなく、外部人材を含めたチームでプロジェクトを推進することを意識し、チームビルディングを行なっていくことで、チームを早期に機能させる状態に持っていきましょう。

私たちが公開しているはじめての外部人材活用ガイドブックでは、外部人材に関する基本知識や様々な業界における成功事例などをご紹介しています。本記事のテーマであった、プロジェクトマネジメントにおけるリーダー人材の採用以外にも、必要なタイミングで最適な人材を採用するなど、柔軟性の高いチーム作りができ、多くの活用メリットがあります。

プロジェクトの進行に課題を感じている方など、下記からダウンロードし、ぜひ参考にしてみてください!

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いかがでしたか。

プロジェクトマネジメントにおいては、立ち上げ期が最も重要な時期です。マネジメントを細分化し、各チームのリーダーとタッグを組むことがポイントになってきます。ぜひ外部人材の活用も視野に入れながら、4月はプロジェクトマネジメントに力を入れて取り組んでみてはいかがでしょうか。

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