こんにちは！マイナビのスキイキ広報担当です。
新年度からのプロジェクト等も本格的に稼働し始め、忙しくなってきた方も多い頃ではないでしょうか。

さて、今回の記事では、“業務の切り分けと棚卸し方法”についてご紹介します。
最近、「TELハラ」という言葉が話題になり、職場において「電話」というものの有用性が議論されつつあります。「TELハラ」は、“年齢や肩書によって電話応対を押しつけられる状態”のことを指し、例えば「新入社員が電話応対をするべき」「総務などの間接部門やバックオフィス従業員が電話をとるべき」というような偏った慣習のことを言います。この慣習には賛否両論あり、新入社員が部署名や人名を早く覚えるためのチャンスという捉え方ができる一方、若手に雑用を押し付けているという捉え方もできてしまうということが火種です。

このような電話応対の例に限らずですが、そもそも社内での業務・タスクというのは、「経験として意味のある仕事」と「実務として意味のある仕事」という大きく２つのタイプに分けられるでしょう。つまり、この２軸で業務一つひとつを整理し、「誰が何のためにその仕事を担当するのか」ということを明確にすることで、より有意義な人材活用や育成、ジョブローテーションなどを行える可能性があります。今回は、業務・タスクをどのように切り分け、棚卸しすることが効果的かご紹介します。

経験的な業務と実務的な業務の切り分けはなぜ必要？

組織における「経験として意味のある仕事（経験的な業務）」と「実務として意味のある仕事（実務的な業務）」とは例えばどのような仕事を意味するでしょうか。

経験的な業務は、その人の経験として遂行した方がよい業務のことを指します。例えば新入社員が、“部署名や人名を覚えるためや業務の遂行方法として選択肢を増やせるようになるために”電話応対を行う、“製品や顧客理解のために”営業を行うという場合であれば、それは「経験として遂行した方がよい業務」にあたります。

しかし、長期的には意味の薄い経験になることもあり、経験を蓄えるというキャリアフェーズを過ぎた人員がこれを行うとなると当然疑問が生まれやすくなります。その場合には、契約社員やアルバイトなどの別形態の人材に委譲・委託してもよい非属人的業務となっていくケースも少なくありません。一般的な事務作業や資料作成など、フォーマットが既に定まったものがあればこれに該当することが多いでしょう。

一方で、実務的な業務は、意思決定や商談などスムーズかつ確実に遂行すべき仕事を指し、多くは正社員やコア人材などの適切な担当者によって行われているものです。言い換えれば「然るべき人員が行うべき業務」。属人的な面も持った業務と言えるのかもしれません。この場合でも、その必要とされるスキルセットやレベルに専門性や知見が多く求められる場合には、副業やフリーランスなど外部のプロ人材を巻き込んで整理するということもあります。

このように、業務・タスクがこの２つのタイプのどちらに当てはまるのかを意識して振り分けることで、「なぜその人が」「どのような目的をもって」行うべき業務・タスクなのかがより明確になります。
正社員に対しては、経験的な業務は早々に外部の力を借りて委託していくという判断をしつつ、実務的な業務にコミットしてもらうという切り分け方もありますし、
委託できるものでもあえて経験として、その意図をしっかり伝えた上で社員にも一定期間は行なってもらう、というケースもあり得ます。

例えば、フリーランスから法人成りした小規模のベンチャー企業で、社長が契約書や経理・事務手続き自ら行っているという場合もあります。それが「組織の財務会計周りの考え方を自ら学んだり肌で感じながら経営していくために」という目的であれば、経験的な業務としておかしな話ではないわけです。

また、上記の２軸だけでなく、下記の過去記事でもご紹介しているように、仕事のタイプ（ミッション型・プロジェクト型・タスク型）によって、どの人材に託すべきかを見極めることも有効的でしょう。

業務の棚卸し方法と効果的な人材活用のコツ

では、この考え方を踏まえた上で、実際にどのように業務の棚卸しを行えばよいか。棚卸しとは、社内にどのような業務が存在し、それに対してどれほどの人材・時間・コストをかけているか、といったことを可視化することによって業務効率の改善や向上を図っていくことを指します。

今回は、その方法を４ステップでご紹介します。

第1ステップは、目標設定。まず「なぜ業務の棚卸しをするのか」を明確にすることです。
例えば、自社製品やサービスの品質を向上させたい、コストを削減したい、納期を早めたい、というような目的が様々状況によってありますよね。進めていくうちに棚卸しをすること（整理）自体が目的化してしまいがちなのですが、最終的に達成したい目的・目標を明確にしてぶれないようにしておくことで、棚卸しすべき適切な業務・タスクを見定めることができます。

第2ステップは、実態の調査です。設定した目標に関連する業務にはどのようなものがあるのか、そしてそれは普段からなぜ・どのように行われているのかを把握するために、部署やチームごとでその実態を洗い出しましょう。
社内アンケートやヒアリングを関係者に対し行う場合は、捉え方や個々の特性によって回答のばらつきが出てしまうことを避けるために、選択式にするなどの工夫が役に立ちます。

第3ステップは、業務の仕分けです。前ステップで把握した業務・タスクを組み直していく段階です。
例えば、優先度の低い業務は廃止したり頻度を減らす、類似した業務は特定の部門に集中させる、煩雑な作業はシステム化するなどの方法が考えられます。また、意思決定を要しない業務は、外部人材へ委託することも有効的な方法になり得ます。このように、それぞれの業務・タスクの改善と仕分けを同時に行っていくことで、より適切な人材配置を行うことができるでしょう。

第4ステップは、改善計画の作成とPDCAです。
前ステップの業務の仕分けに基づいて改善計画を作成し、定着するまでPDCAを回すところまでが業務の棚卸し。仕分けして終わりではなく、実際に何かしらの効果や変化があったのかを見直し、①～④のステップを繰り返し行っていくことがポイントなのです。

これらのステップを経て業務を棚卸していくことで、社内に本当に必要な業務、そしてそれを担当すべき適切な人材がより明確になっていきます。その上で、社員に経験的価値あのある仕事として任せるべきか、実務的価値のある仕事として任せるべきか、あるいは外部人材などに委託すべきかを見極められるようになり、より効果的な人材活用・育成につながっていくはずです。

＊　＊　＊

いかがでしたか。
今回は、業務の切り分けと棚卸し方法についてご紹介しました。
新年度から早1ヵ月以上も経ち、体制づくりなども必要になりやすい記事こそ、改めて社内の業務の整理、切り分け、担務調整を行ってみてはいかがでしょうか。
その上で、外部に委託する方が効率的な業務も見えてくるでしょう。その際は、是非『スキイキ』のようなプラットフォームやツールを上手く活用してみてください！