新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。またコロナワクチンに関する情報は首相官邸のウェブサイトをご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

今日から使える!リモートワークにおける外部人材とのコミュニケーションのコツ

こんにちは!マイナビのスキイキ広報担当です。
あっという間に2月になりましたね。元日からの最高気温の合計が400℃を超えるとスギ花粉が飛び始めるといわれていますが、東京では先日400℃に達したようです。花粉症の皆さん、ともに頑張りましょう...!

さて今回は、外部人材とのリモートワークのコツについてご紹介します。社員とのコミュニケーションと比べて気をつけるポイントなどにも触れていきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

もともと社外とのやりとりは「リモート」が基本だった

最近になってようやく、リモートワーク(在宅勤務・テレワーク)という言葉が浸透してきました。しかし、正社員のように企業へ常駐する業務でもない限りは、対企業かフリーランスかを問わず、外部とのやりとりは電話やメール・チャットなど、基本的に非対面でのコミュニケーションがそもそも多かったのではないかと思います。

新型コロナウイルスの影響を受け、社外とのやりとりに限らず社内でのやりとりも非対面になったことで、ある意味「平等」なコミュニケーションになったとも言えます。
しかし、もともと対面でコミュニケーションをとっていた社内のメンバーに比べて、対面でのコミュニケーションをとったことがない外部人材とのやりとりとでは、やはり差が生まれてしまいます。

非対面のコミュニケーションでもスムーズにやりとりするコツ

そもそも日本は、前提や背景などを推察した非言語のコミュニケーションを重視する「ハイコンテクスト文化」の国と言われています。
そのため、リモートワークにより、テキストなどが中心の「ローコンテクスト」なコミュニケーションがメインになると、これまで表情や声、身振り手振りで伝わってきたものや、いわゆる「行間」を読むといったことが困難になり、齟齬が生まれやすくなることも考えられます。(ミーティングはなるべく対面の方がいい派か、遠隔で充分か派の気の遣い合いも生まれているようで…。)

画像1

とはいえ、まだまだしばらくはリモートが当たり前の生活であることには変わりありません。そこで、今日から使える3つのコツをご紹介します。ぜひ、下記を参考に外部人材とのコミュニケーションにお役立ていただければと思います。

①前提や背景とともに情報を明確に伝える
具体的には、例えば多人数参加のチャットでは宛先を省略しない、文面の主語や目的語を省かないといったようなことが挙げられます。また、「前提や背景」「意図や目的」もしっかり盛り込むことで、業務遂行における齟齬なども生まれづらくなるでしょう。
②日時や期限は具体的に伝える
業務を依頼する際に、なんとなく「お手すきの際に」や「なるべく早めに」などのワードを多用する人もいますが、人によってその感覚は様々です。特に外部との仕事となれば、他の業務との兼ね合いもあったりと、時間管理のスタイルは異なります。「○月○日○時までに」といったように、誰が読んでもバラ付きのないようにしましょう。
③とにかく早めにリアクションする
相手の様子が見えない状況や関係だと、自分の声が届いているのかわかりません。そのため、返信までに時間が空くだけで相手にとっては不安な思いを抱かせる原因につながります。また、時間をかけて丁寧に連絡しようとする方もいますが、すぐに返事ができない場合でもまずはその旨を伝えるよう心掛けましょう。

何より大事なのは、気軽に対話できる「心理的安全性」

ここまでお話ししてきましたが、結局のところ一番大切なのは、安心して話せる環境づくりに尽きます。

テキストコミュニケーションがメインになるリモートワークでは、対面のコミュニケーションと比べて発言や行動のハードルが上がりやすくなります。そのため、ちょっとした相談が出来ずにいたり、業務には直接は関係ない会話などから生まれるアイデアに出会ったりすることも減ってしまいます。
発注者と受注者、上司と部下、あらゆる関係の壁を普段以上に大きく捉えてしまい、お互いを理解・把握するのも難しくなりがちです。

特に業務委託という働き方は、ただでさえ出来高制や成果報酬など、成果や貢献の度合いを評価基準として重要視することも珍しくありません。
また、リモートワークによって、相手がどのような状況で業務にあたっているのかが見えにくくなるため、疑心暗鬼にもなりがち。

画像2

ささいな不安をそのままにせず、ちょっとしたことでも相談しやすいような、気軽に対話できる環境を整えることで、より良いチームの育成につながります。
また、通常よりも意識してコミュニケーションの密度を上げていくことはもちろん、外部人材も社員も同じチームの一員としてコミュニケーションをとるようにしましょう。

* * *

いかがでしたか?
結局のところ、相手への想像力やチームで業務に取り組む姿勢など、本当に大切なことはリモートワークでもそうでなくても変わりません。

社員だけでなく、外部人材ともチームの一員として密にコミュニケーションをとることで、プロジェクトの遂行もスムーズに実行できるのではないでしょうか。また、チーム独自のルールを設けるのも良いですね。

リモートワークでのコミュニケーションに不安を感じている方は、ぜひ、今回ご紹介した内容を取り入れてみてくださいね。

▼参考記事


ありがとうございます!ラブ! from コアラブ
3
プロの外部人材を活用した働き方実現に向け、事業やプロジェクトの悩みを持つ法人を応援する『スキイキ』公式メディアです。 スキイキの最新情報はもちろん、世間のトレンド、契約や取引のノウハウ、専門的な学びまで幅広くお届けします!