事務・管理部門の”英語力不足”を解決!海外取引をスムーズにするための人材活用とは
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事務・管理部門の”英語力不足”を解決!海外取引をスムーズにするための人材活用とは

こんにちは。スキイキ広報担当です。

少し暖かくなってきて、どこかに出かけたいと思っている方も多いと思います。
最近は海外旅行・出張に行く機会は減ったものの、ビジネスの現場では英語でのやり取りが増えたという方もいるかもしれません。
テレワークの普及も後押しして、時差はあるものの、オンラインで会議で英語を使って直接コミュニケーションをするということが出てきているのではないでしょうか。

一昔前までは、海外企業との取引は限られた大企業が多くを占めていましたが、中小企業でも日本語以外の言語を使う機会が着々と増えてきています。

しかし、中小企業においては語学力の高い人材も限られており、海外とのやり取りで多くの課題に悩まされている企業も少なくありません。

そこで、今回は海外法人や海外拠点とやり取りを行う企業の方に向けて、よくある課題とそれを解決しうる人材活用のアプローチをご紹介します。

最も英語を使う機会が多い職種は「事務・管理部門」?海外取引を行う上でのよくある課題

海外取引やダイバーシティ推進を行なうケースが増えている中で、大企業に限らず、中小企業でも語学力が求められるようになってきています。
特に、ビジネス英語が必要になってきているのが、法務・経理・人事などの管理部門。グローバルでの契約締結に始まり、現地基準の会計ルールや、外国籍の社員の雇用・労務管理など、様々な場面において、英語の使用機会も増えてきています。

たとえば、株式会社ビズヒッツが行った『英語を使う職業に関する意識調査』によると、英語を使う仕事に就いている男女500人に対し、「あなたの職業はなんですか?」とアンケートを行った結果、「事務・管理部門」が最も多くの回答数を占める結果(51人/500人)となっています。

そこで、海外取引を行なう上でよくある課題を3つ取り上げ、課題解決の糸口を探っていきます。

【課題①】優秀な人材の確保

海外取引においては、英語をはじめとする言語スキル、現地のビジネスマナー、異文化への理解など、グローバルな視点を持った人材が欠かせません。展開する国や地域の商習慣や動向を理解していなければ、海外取引は失敗に終わる可能性もあります。しかし、このようなスキルを持ち合わせた人材はそう多くはなく、正社員として雇用することが難しいという現実があります。

中小企業においては、海外経験のある社員に業務が集中してしまうというケースも多いでしょう。海外とのやり取りを円滑に進める上では、どのように人材を確保していくかのアプローチを複数検討する必要があると考えられます。

【課題②】言語・コミュニケーションの壁

多くの国や地域で通じる英語ですが、日本人は英語でコミュニケーションを取れる人が少ないと言われています。また、書面の作成やメールでのやり取り、日常やビジネス英語ができれば十分というわけではなく、現地顧客との商談や問い合わせ対応、現地スタッフとの連携など、幅広いシーンで高いコミュニケーション能力が必要とされる場合があります。

【課題③】ビジネスマナー・文化・法律の違いへの対応

展開する国や地域によって、様々なルールがあることは自明のこと。ですが、いくら注意をしていてもトラブルが発生してしまったり、国内で行なうようには手続きが進まないということもあるでしょう。
また、ビジネスマナーや文化を理解しきれておらず、商談が上手くいかなくなってしまうケースも少なくありません。日本人には「空気を読む」や「曖昧な返答」など日本独特の文化がありますが、海外でも同様のことをしてはタブーとなってしまうシーンもあるでしょう。
特に重点的な国や地域での取引の場合には、熟練した人材に依頼することも重要になってくると考えられます。

このように、よくある課題を解決するためには、海外における取引知識や経験が豊富な外部人材を活用することこそ、ポイントになってくるでしょう。

なぜ外部人材?海外取引の課題を解決し得る業務委託活用のメリット

ここからは、海外取引において豊富な経験やノウハウを持つ外部人材へ業務委託するべき理由やメリットについて解説していきます。

海外取引を拡大していくためには、語学力が堪能であったり、海外のビジネスマナー・異文化に理解がある優秀な人材の確保が必要ですが、特に事務・管理部門においては入社時に英語を使う職種だという点を意識していないことも多くあります。

また、語学のレベルが個々人によってバラバラで、社内教育として語学力が必要な社員に対し英語研修を行なおうとしても、画一的に実施することが難しいという課題も出てきます。

このような状況で有効な解決策が、フリーランス・副業などの外部人材への業務委託で、即戦力となる人材を確保することです。
外部人材への業務委託のメリットとしては、以下の2点です。

【メリット①】語学力が高く、異文化にも理解がある優秀な人材を確保しやすい

海外取引においては、専門知識をはじめ、語学力、ビジネスマナーや文化の理解、コミュニケーション力など幅広いスキルが必要です。そういった人材を一から育てるのは難しく、社内教育でも限界があります。
外部人材であれば、過去に経験した様々な業界での知識やノウハウ、各国の商習慣などを既に持った状態で、業務を依頼できるので、海外取引でもスピーディーに対応することが可能となります。やり取りの遅れがトラブルや取引の失敗につながりやすい海外取引だからこそ、このように即戦力としてスムーズに業務を遂行できる外部人材の活用が有効な手段だと言えます。

【メリット②】必要な業務・期間に絞ることで、コストも抑えられる

企業や海外取引のフェーズに合わせて、依頼業務や依頼期間を決めることができるのが外部人材活用のメリットです。
特に事務・管理部門では、年間で繁忙期/閑散期がはっきりしているため、正社員を採用したり、他部署からアサインしたとしても、人員が余剰になってしまう時期も出てくるでしょう。

業務委託であれば、繁忙期の時期や社内の人員の状況に合わせて、外部人材に委託する業務を調整できます。まだ展開を始める段階で予算が限られた状態の中でも、プロの人材をアサインすることも可能なので、リスクを抑えながら海外取引を推進できるのは大きなメリットになると考えられます。 

【成功事例】海外の確定申告に関するお客様への対応の遅れをスピーディーに解決!

ここからは、実際にスキイキ』でのマッチング事例をご紹介します。海外取引において外部人材の活用イメージが湧きにくいという方も、参考にしていただければと思います。

今回ご紹介するのは、50人規模の米国不動産関連企業の事例です。
海外の確定申告に関する個人および法人のお客様対応を業務とする営業事務担当の人材不足により、一次対応が遅れ、お客様をお待たせすることが社内での課題として挙がっており、早急に課題を改善したいと考えていたと言います。

そこで、スキイキを介してマッチングしたのは、秘書経験があり、ビジネスシーンでの英語使用経験のある人材。
今まで、営業事務で遅延が発生していた、個人・法人のお客様の一次対応、書類対応を外部人材に任せることができるようになり、社内リソースの最適化につながったと言います。

アメリカの確定申告に悩む方をサポートするという事業を行なっていることから、対応のスピードはお客様の満足度を左右します。そのような中で、ビジネスシーンで英語の使用経験があり、また、管理部門の動きを心得ている人材がマッチしたと考えられます。

このように、外部人材をアサインすることで、社内の組織も最適化し、業務がスムーズに遂行できるようになることがおわかりいただけたのではないでしょうか。
尚、『スキイキ』では、その他の管理部門はもちろん、営業やマーケティング、商品開発など、様々な職種の外部人材とのマッチング事例があります。
『はじめての外部人材活用ブック』では、外部人材活用のメリットやマッチングの仕方などをご紹介していますので、ぜひこちらからダウンロードしてみてくださいね!

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いかがでしたか。大企業に限らず、中小企業などの管理部門においても、語学力や専門知識のある人材の確保は待ったなしの状況。 しかし、そのような人材の育成はすぐには難しいため、即戦力となる人材を外部からアサインできる外部人材活用は、海外進出をスピーディーに行うために有効となるでしょう。

スキイキのような、スキルを持った即戦力となる人材とマッチングできるプラットフォームを使って、人材活用を推進していくこともぜひ検討してみてください。

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