こんにちは！スキイキ広報担当です。

まもなくゴールデンウィークですが、どのように過ごすか決めている方も多いかと思います。連休が長ければ長いほど、リフレッシュできる一方、溜まった業務がそのままになってしまうと悩まれている方もいらっしゃるでしょう。

プロジェクトマネージャーや各部門のリーダーなどは、特に業務量が多く、仕事を抱えたり、休日の前後になるとより残業が増えてしまうということもあるかと思います。

そこで今回は、マネージャーやリーダーの業務量の多さに焦点を当てて、お悩み解決のアプローチをご紹介します。

マネージャーやリーダーにしかできない業務と、誰かに任せることができる業務を切り分けていく、「業務整理」と「外部人材活用」についてのポイントを押さえ、ぜひ日々の業務へ活かしていただければと思います。

マネージャーやリーダーは業務負荷が増えやすくなっている？

プロジェクトマネージャーや部門リーダーなど、いわゆる中間管理職と呼ばれるポジションの方は、多かれ少なかれ業務負荷についての悩みを抱えているのではないでしょうか。

セルパワーが中間管理職を対象として行った『働き方改革のストレス調査』によると、近年の働き方改革で負担が増えたと回答した割合が58.6％にのぼることが明らかになっています。

働き方改革により、一般社員の残業時間は制限されるようになったものの、管理職は適用除外のため、身代わり残業をするケースもあることから、働き方改革が業務量増加の一因となっていることが改めてわかります。

実際にどのような業務負担が増えたかの回答としては、「事務作業」が42％と圧倒的な割合となっており、続いてマネジメント業務、業務遅延の対応、顧客対応などが挙げられています。

人材不足、トラブルの発生、企業内の慣習など、管理職の業務負荷が増える原因は様々ありますが、働き方改革により、必然的に中間管理職の業務の負担が増えやすくなってしまっているという現状が見えてきたと思います。

では、業務負担を減らしていくには何をすれば良いのかを、ご紹介していきます。

業務負荷を下げるには？押さえておきたい業務整理の2つのポイント

日々の業務負担を減らす第一歩として、まずは自分が抱えている業務を把握し、整理することが重要になってきます。ここでは、業務整理をする上でのポイントを大きく2つに分けてご紹介します。

まず1つめは、【業務の全体把握と優先順位づけを行なう】こと。

業務に追われる中では、緊急対応や依頼された目の前の業務を先に取り組み、それ以外の業務がおろそかになりやすいのではないでしょうか。期限が少し先の重要度の高い業務が後回しになるケースは少なくありません。

業務整理を行なう上では、まず、今自分がどのような業務を抱えているのかの全体像を把握することが重要です。紙に一度書き出し、打ち合わせ・顧客対応・毎月の事務作業など仕分けをしていくと良いでしょう。

その後、全体像が見えたら、優先順位を見直すことがポイントです。
業務整理をする際は、「新規業務か？既存業務か？」「自分がやるべき業務か？ほかの人がやるべき業務か？」の2つの視点で優先順位をつけてみてください。そうすることで、自分が集中してやるべき業務とそれ以外の業務のすみわけができるでしょう。

2つめは、【 "業務をほかの人に任せる" という意識を持つ】こと。

プロジェクトマネージャーやリーダーとして、「自分がすべてを見ておかなければならない」と考えている方はいませんか。時間の制約がある以上、増える業務にすべて対応していくことは困難です。

先ほど、自分が集中してやるべき業務が見えたところで、それ以外の業務を引き渡し、本来やるべき業務に集中できる環境を作ることが重要なポイントです。業務ごとに適切なメンバーに任せていくことを意識しましょう。

ここで、社内メンバーで適任がいないという声もあると思います。そこで活用できるのが、フリーランスや副業人材などの外部人材です。次で、外部人材活用について解説します。

外部人材にあなたの業務を任せる？業務委託という選択肢もあり！

他の人に任せたい業務はあるけれど、スキルや経験面で適任がいないというケースがあるでしょう。

そういった場合におすすめなのが、"外部人材活用" です。

外部人材というと、エンジニアやデザイナー、ライターといった職種を思い浮かべる方もいると思いますが、実はもっと様々な職種の人材がいます。

例えば、営業事務、経理や総務といった本社部門の業務、ディレクター業務、分析業務など、ビジネス系のコア業務からサポート業務まで幅広い業務を担っているのです。

スキイキは、外部人材を探せるマッチングプラットフォームですが、このような即戦力となる経験豊富なプロ人材とのマッチングが可能です。

様々な業界を経験している方に事務作業を委託したり、自分が抱えている業務の中で専門性が高いものをその道のプロに依頼したりするなど、社内に人材がいなかったとしても、業務を任せることができるのです。

また、プロ人材だからこそ作業スピードが速かったり、クオリティが高かったりする可能性もあります。プロジェクトの成功を目指すためにも、メリットは大きいと考えられます。

ぜひ自分の業務を引き継いでもらう人材の一人として、外部人材も検討してみてはいかがでしょうか。実際に外部人材の活用ケースを知りたい方は、ぜひ無料で配布している「外部人材活用ガイドブック」をチェックしてみてくださいね。

＊　＊　＊

いかがでしたか。

企業の業績を上げていくにも、プロジェクトを成功させるためにも、マネージャーやリーダーが取り組むべき業務に専念することが重要です。
ぜひ『スキイキ』などのプラットフォームを使って外部人材を活用し、業務を任せることも検討してみてはいかがでしょうか。

それでは、みなさん良い休日をお過ごしください。