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"Q&Aで見る"外部人材のイロハ。活用のメリットやプロセスを解説!

こんにちは。スキイキ広報担当です。

最近、外部人材を活用する企業が増えており、ご自身の企業でも試しに人材を探してみようと検討し始めているかもしれません。

ただ、いざ外部人材を活用する段階になって、「どういった部分にメリットがあるのか?」「どのような手順を踏んで活用するのが効果的か?」などと疑問が湧いてくる方もいらっしゃると思います。

そこで、本記事では、外部人材を活用するまでのプロセスに沿って、つまずきやすいポイントをQ&A形式で解説していきます。

ぜひご自身の職場に当てはめながら、参考にしていただければと思います。

💡『スキイキ』とは…
マイナビが運営する、フリーランス・副業人材と企業をつなぐマッチングプラットフォームです。
専門性の高いスキルや経験を持つプロフェッショナルと必要業務に絞り協働関係を築くことで、企業が抱える人材・ノウハウ不足の解決をサポート。
両者の出会いを通じ、個人には活躍とキャリア形成の機会を、企業には変化の激しい時代にあった柔軟なチーム作りのカギを提供します。

外部人材活用を選択肢の1つに

外部人材活用の入口として、まずは検討段階があるでしょう。このステップで先入観を抱いて外部人材活用を諦めてしまうケースも少なくありません。そこで、最初に疑問に思うポイントや不安点を見ていきます。

Q:そもそも外部人材活用のメリットって?外注とどう違う?

外部人材活用は、個人と業務委託契約を結び、特定の範囲や業務内容を依頼することを指します。「外注」という言葉もよく耳にしますが、外部人材活用は”業務を発注する”という意味で「外注」の一部と言えますが、外注は依頼する先が個人・法人どちらも含むほか、契約形態も様々です。

外部人材と外注の違いについては、こちらの記事で詳細に解説しているので確認してみてくださいね。

また、正社員採用と外部人材活用では、契約形態が異なります。
正社員採用であれば企業が雇用しますが、外部人材活用の場合は個人と企業が取引契約を結ぶ形になります。正社員の場合、採用までに時間がかかったり、人材育成などで負担が大きくなる場合があります。

一方、外部人材の場合は、その時に求めている人材を探すので早期にマッチングできるほか、すでに経験を持った人材を活用できるので人材育成の必要がなくメリットがあることがわかります。

他にも、必要なタイミングで稼働時間を調整しながら業務を依頼できるため、新規事業立ち上げや予算が限られているプロジェクトなど企業のフェーズに合わせて、専門的なスキルや経験値を持った人材の力を得ることができるのもメリットとして挙げられます。

【外部人材活用のメリット】
・求めている人材と早期にマッチングできる
・経験を持った人材を活用できる
・必要なタイミングで、必要な業務を柔軟に依頼できる

詳しくは以下の記事をチェックしてみてくださいね。

【Action】
既存の取引先、外注先を見返してみよう!
また、外部人材を活用した方がコストが抑えられたり、外部人材活用のメリットが勝るところがないか比較検討してみよう!

Q:取引上のリスクやトラブルが不安!何をすれば良い?

業務委託契約を結ぶ際には、下請法やガイドラインの内容を把握することが重要です。取引する際に、下請法の対象範囲に入るのかどうかをチェックしてみたり、政府がガイドラインに記載している望ましい取引例や問題となり得る例などを押さえておいたりすると良いでしょう。

そうすることで、事前にトラブル回避策を練ることも可能になってきます。まずは、小さなプロジェクトや一部作業から外部人材へ委託するなど、段階を踏んで外部人材活用を行うことも、リスク低減の1つの手でしょう。

トラブル回避術を以下でまとめているので、参考にしてくださいね。

また、企業の中には個人事業主と契約や取引が行えないケースもあります。外部人材活用の検討段階の不安を解消するために、法律面・企業の規則などの把握を行うことがポイントになるでしょう。

【Action】
個人事業主との契約や取引が可能か、事前に担当部署へ確認してみよう!


採用計画を立てる

外部人材活用を進めることになった場合、社員を採用する時と同様に採用計画を立てていきます。その中で、採用方針や採用基準、採用ターゲットなどを決めて募集要項を作成する作業がありますが、この段階でもつまずきやすいポイントがあるので見ていきましょう。

Q:外部人材の働き方のイメージがつかない。正社員と同じ募集要項で良い?

外部人材活用の場合は、募集要項は正社員採用の場合とは異なります。企業が雇用するのではなく、取引契約を結ぶという形のため、どのように外部人材を活用したいかによって条件を設定することができます。

例えば、業務時間帯や場所なども双方の合意のもとで決めれば良いため、まずは求めている職種や役割に合わせて募集要項に記載していくと良いでしょう。その後稼働時間を設定するところから始め、参加必須の会議があるのか、社員と同様に日中に稼働が必要なのか等を詰めていくのがポイントです。

外部人材活用におけるトラブル事例:ライターの募集

こちらの事例のように、出社の有無等が当初の募集要項から変更になり、トラブルに発展することもあります。出社や客先等への訪問が発生する可能性があるのか、事前に確認しておくことも大切です。

外部人材は、フリーランスで複数の業務を抱えている場合もあれば、副業として業務に携わる人材もいます。そのため、必ずしも平日日中に稼働時間を取るとは限りませんし、業務する場所も自宅以外の拠点を持っていることもあります。外部人材活用という、正社員採用とは異なる人材獲得方法を使っているという考え方をすると良いでしょう。

外部人材活用におけるトラブル事例:知り合いへの依頼

知人や、その紹介ですぐに人材が見つかりそうな場合、業務要件や求めるスキルに関して明文化しないまま、業務を開始してトラブルになるケースもあります。また、トラブルを恐れて強く指摘できずに不満を溜めてしまうこともあるでしょう。

そのため、どのようなスキルや業務要件を求めているのかを明文化しておくことが重要です。

【Action】
外部人材の採用目的を明確にして、募集要項を作成しよう!


外部人材と出会う

募集要項を作成したものの、「なかなか求める人材がいない」「そもそもどこで募集したらいいかわからない」など、この段階でも悩みは多いものです。そこで、外部人材とのマッチングに関して見ていきましょう

Q:外部人材とはどこで出会えばいいの?

外部人材を見つける際には、「スキイキ」のようなマッチングプラットフォームの活用がおすすめです。マッチングプラットフォームを活用すると、様々なスキルを持った人材に出会える可能性が広がったり、採用過程やその先の契約までの流れがスムーズに進められたりします。

スキイキの場合、登録している外部人材の職種が様々で、対応できる業務の幅が広かったり、バリエーションが豊富だったりします。そのため、求めるスキルを持った人材に出会いやすいのが特徴です。また、サポートも充実しているので、募集要項の見直しや応募者とのやり取りに関するアドバイスなども気軽に行えるのが嬉しい部分です。

実際にスキイキを活用している企業担当者のインタビュー記事もあるので、生の声を参考にしてくださいね。

【Action】
マッチングプラットフォーム「スキイキ」が気になった方は資料をダウンロードして検討を!

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🎁【無料DL可】『サービス資料』で外部人材活用のノウハウがわかる!
本資料には、"スキイキの使い方・成功事例・契約プラン"など、外部人材活用の検討を進める上で参考となる情報を盛り沢山!ぜひダウンロードしてみてください✨


採用時のポイント

求めている人材に近い応募者が見つかった場合、次のステップは面談です。履歴書やポートフォリオなどを見ただけではわからない部分を見極める重要な段階ですが、ここでも上手くいかなかった経験や不安を抱いている方は少なくありません。押さえておくと良いポイントを見ていきましょう。

Q:採用面談などで、外部人材ならではの着眼点はある?

外部人材活用にあたってより重視されるのが、成果の部分です。専門性が高く、スキルや経験を持った人材を活用するため、"成果に向き合い、企業に貢献してくれる人材なのか"に着目する必要があります。

また、短期間で高いパフォーマンスを上げてもらうためには、基礎的なコミュニケーション能力が備わっているのかという部分もチェックしましょう。プロジェクトやチームのメンバーと円滑に業務を遂行するために必要不可欠だからです。

外部人材活用におけるトラブル事例:人事サポートの事務作業を依頼

スキルや経験が自社の課題にマッチしているかという観点も確認しましょう。上記の事例のように、一般的に事務経験が豊富であったとしても、業界やその領域に対応できるのか等も見極めることが大事です。

人材が持つ経験やノウハウを自社で既に持っていたとすると、コストが無駄になってしまいますし、業務領域が少しずれていたとすると、課題解決ができずに終わってしまうことになるので、注意しましょう。

外部人材の採用時のポイント

【Action】
自社の課題を明確にして、成果を出して課題解決できるスキルを持つ人材かを見極める!


採用後のポイント

面談し、契約も済ませた後、「業務をどのようにスタートさせたらいいのか?」「どのように外部人材と関わればいのか?」といった悩みを抱えるケースもあるでしょう。正社員採用の場合は、研修制度が既にあって流れが決まっていますが、外部人材の場合は何から取り組めばいいのかを見ていきましょう。

Q:採用後のコミュニケーションの取り方は?

定期的に面談を行ったり、ヒアリングシートを書いてもらったり、対話する場を設けることが大切です。特に外部人材は、自社の企業文化に合わせながら、業務において早期にパフォーマンスを出すことを求められます。そのため、情報のキャッチアップのためにも定期的にコミュニケーションが取れる環境を作ると良いでしょう。

外部人材活用におけるトラブル事例:営業で商材の拡販を依頼

この事例のように、動き出しが遅いために面談を設定するのは、対処法としては良いことですが、事前に積極的に業務に取り組んでくれそうかを確認しておくことも併せてしておきましょう。過去実績や業務への取り組み姿勢を事前に聞きながら、採用面談の段階からコミュニケーションをしっかり取れる関係作りをしていくことが重要です。

外部人材は育成不要と思ってしまい、稼働開始後に任せきりにしてしまうケースも多くあります。外部人材もチームの一員と捉え、いかに業務連携できるか?という視点を持つことが重要です。そうすることで、社内にも外部人材が持つノウハウを共有してもらえたり、新たなアイデアを生み出すことに繋がったりするでしょう。

外部人材を含んだチーム作りに関しては、自分の意見や気持ちを安心して伝えることができるような心理的安全性の高い環境があるかどうかがカギを握っています。

過去記事でも紹介しているので、参考にしてくださいね。

【Action】
定期的なコミュニケーションの場を設け、チームの一員として連携を意識する!

* * *

いかがでしたか。
今回は、外部人材活用のプロセスをQ&Aという形で解説しました。みなさんが疑問に思っていた点は解消されたでしょうか。

外部人材活用は、企業のフェーズに合わせてスモールスタートも可能です。不安が少し和らいで「外部人材に依頼してみてもいいかな」と思った方は、サポートも充実しているスキイキをチェックしてみてくださいね。

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